Cetak Audit Dapat Membantu Mengelola Biaya Pencetakan

Cetak Audit Dapat Membantu Mengelola Biaya Pencetakan

Audit cetak dapat dilakukan hanya dengan mencolokkan Rapid Assessment Key ke port USB komputer mana pun. Komputer dipindai untuk menemukan semua printer, mesin fotokopi, dan mesin faks yang terhubung ke jaringan dan laporan yang dihasilkan menunjukkan berapa banyak cetakan yang diproduksi masing-masing perangkat dalam masa pakainya dan biaya cetak tersebut. Pada usia sekitar 3 tahun, proses ini cukup baru tetapi secara efisien dapat menilai semua cetakan yang dilakukan, menunjukkan printer mana yang tidak efisien dan dari mana cetakan paling banyak berasal.

Pemindaian awal membuat laporan yang menunjukkan data dari semua printer dan mesin

memilih mesin fotocopi yang terhubung jaringan, dengan masing-masing perangkat memiliki set data sendiri. Data ini biasanya mencakup jumlah halaman yang dicetak dari setiap perangkat dalam masa pakainya, yang dipecah menjadi berapa banyak yang berwarna dan berapa banyak yang hitam dan putih, biaya dan jumlah halaman yang dicetak per kartrid.

Biasanya, setelah pemindaian awal, pemindaian kedua selesai setelah jumlah waktu yang ditentukan, biasanya sebulan kemudian, dan pemindaian ini dapat dibandingkan untuk membuat rincian lengkap pencetakan yang dilakukan dari masing-masing perangkat. Meskipun pemindaian awal menunjukkan penggunaan secara keseluruhan, audit cetak dapat mengambil ini lebih jauh dan membuat laporan yang sangat rinci dan perbandingan antara setiap pemindaian dan efisiensi dari masing-masing perangkat. Perbandingan antara pemindaian awal dan kedua menunjukkan total cetakan baru yang dilakukan dalam periode waktu sejak pemindaian pertama dan berapa biaya cetak ini dari masing-masing perangkat. Perbandingan ini memungkinkan jumlah rata-rata cetakan untuk dikerjakan dan berapa banyak dari ini hitam putih atau warna dan untuk biaya rata-rata untuk dianalisis (dengan mempertimbangkan cakupan rata-rata setiap halaman).

Berbagai laporan lain dapat dibuat dari audit cetak, termasuk laporan biaya, penguraian warna dan volume mono, level toner, perkiraan jangkauan toner dan sepuluh printer berdasarkan volume. Laporan-laporan ini dapat memberikan pandangan luas tentang efisiensi setiap printer atau mesin fotokopi, yang berarti bahwa perangkat yang tidak efisien yang menggunakan toner terbanyak dan biaya sejumlah besar uang dapat diganti dengan mesin yang efisien.

Mempertimbangkan berapa banyak pencetakan dan fotokopi yang dapat membebani biaya bisnis dan seberapa sering perangkat ini digunakan setiap hari, melaksanakan audit cetak dapat berdampak besar pada biaya pencetakan di sebagian besar tempat kerja. Setelah ditemukan tepat di mana sebagian besar cetakan dibuat dan berapa

jual mesin foto copy biayanya, beberapa langkah dapat diambil untuk bertindak atas hasil yang ditemukan, termasuk menerapkan kuota dan pembatasan pencetakan dan hanya menggunakan printer dan mesin fotokopi yang paling efisien, yang membantu banyak bisnis mengurangi biaya pencetakan mereka.

Tinggalkan Balasan

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan. Ruas yang wajib ditandai *